Từ xưa đến nay, Feedback luôn được đánh giá là một phần không thể thiếu trong cuộc sống cũng như công việc. Thông qua phản hồi, người người nhận được không chỉ biết đâu là điểm bản thân cần cải thiện mà còn góp phần vào việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp. Trong bài viết này, Bá sẽ hướng dẫn cho bạn chi tiết cách viết Feedback hay và chuyên nghiệp vừa đơn giản, dễ hiểu lại mang tính chất xây dựng và khiến cho người nhận không cảm thấy mình đang bị chỉ trích.
Nội dung bài viết
5 Cách viết feedback hay và đơn giản nhất
Có lẽ rất nhiều bạn vẫn cho rằng việc viết feedback là điều dễ dàng và ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, việc cân bằng giữa mong muốn góp ý chân thật để đối phương có thể thay đổi và sử dụng ngôn ngữ sao để họ không cảm thấy bị xúc phạm, chỉ trích lại không phải là điều dễ dàng.
Dưới đây là 6 cách viết Feedback hay và đơn giản nhất mà bạn có thể tham khảo để có được cho mình những phản hồi chuyên nghiệp nhất.
Cụ thể
Thay vì nói lòng vòng để tránh mất lòng, hãy tập trung cụ thể vào thông tin mà bạn muốn truyền đạt đến người nhận. Điều quan trọng mà bạn cần xác định chính là “Mong muốn của tôi là người nhận thay đổi gì sau khi nhận được Feedback này?”.
Bạn có thể cung cấp trực tiếp ví dụ về hành vi, lời nói của người đang góp ý mà bạn cảm thấy không đạt tiêu chuẩn. Sau đó, đưa ra những mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được, đặt thời hạn trong một khoảng thời gian cụ thể và kết quả hoặc một hành động mà bạn muốn thấy để có thể cảm nhận được sự thay đổi từ đối phương.
Cách viết Feedback hay thông qua nhấn mạnh tầm quan trọng
Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến phản hồi không được chấp nhận chính là bạn cảm thấy phản hồi là quan trọng và đối phương cần biết để sửa nhưng họ lại không cảm nhận được điều đó. Chính vì vậy, bạn cần phải giải thích lý do tại sao Feedback của bạn lại quan trọng.
Việc bạn cần làm là nêu những lý do cụ thể, những ảnh hưởng trước mắt hoặc lâu dài nếu nếu họ không chịu thay đổi lời nói, hành vi của mình.
Cách viết Feedback hay bằng sự đồng cảm
Đồng cảm chính là yếu tố quan trọng hàng đầu trong cách viết feedback hay bởi nó sẽ dễ dàng được đón nhận. Hãy phản hồi một cách tử tế, mang tính xây dựng, sẵn sàng hỗ trợ, hiểu được những khó khăn, vấn đề người đó đang gặp phải (nếu có) và cảm thông với những nỗ lực của họ.
Một số gợi ý giúp bạn có thể truyền đạt được sự đồng cảm trong feedback của mình:
- Sẵn sàng dành thời gian lắng nghe những gì mà họ muốn hỏi
- Dùng từ “Tôi” thay vì “Bạn” để bắt đầu. Ví dụ: “Tôi nhận thấy rằng số liệu hàng tuần đang được gửi muộn”, “Tôi mong lần sau sẽ có một bản kế hoạch chi tiết hơn về kế hoạch này”.
- Khen ngợi những thay đổi dù chỉ là nhỏ nhất
Cân bằng giữa lời khen và nhận xét cải thiện
Như đã đề cập trước đó, một Feedback tốt cần đảm bảo có sự cân bằng giữa những lời khen cùng các vấn đề cần được cải thiện. Qua đó, giúp người nhận không cảm thấy quá nặng nề việc mình đang bị góp. Đặc biệt, phản hồi cũng cần tập trung vào việc xây dựng, khuyến khích những thay đổi thay vì những lời phê bình đơn thuần.
Dùng ngôn từ tích cực tránh gây tổn thương
Thay vì ngôn từ nặng nề, một feedback tích cực luôn sở hữu các từ ngữ nhẹ nhàng để tránh việc gây tổn thương cho người nhận.
Ví dụ: “Cám ơn bạn vì đã hoàn thành dự án đúng thời hạn. Tuy nhiên, nếu có thể, tôi hy vọng rằng bạn sẽ cải thiện phần trình chiếu trong các slide để nó cỏ thể trở nên chuyên nghiệp và thuyết phục hơn”.
5 Mẫu Feedback hay cho từng lĩnh vực nghề
Để giúp bạn có thể nắm được cách viết feedback hay, trong phần dưới đây Bá đã tổng hợp lại 6 mẫu Feedback dành cho các lĩnh vực khác nhau để bạn có thể tham khảo và ứng dụng thực tế vào công việc của mình.
Mẫu Feedback dành cho lĩnh vực mỹ phẩm
Cách viết Feedback hay dành cho lĩnh vực thời trang
Mẫu Feedback dành cho dịch vụ làm tóc
Cách viết Feedback hay dành cho lĩnh vực ăn uống
Mẫu Feedback dành cho lĩnh vực nước hoa
4 Vấn đề cần lưu ý về cách viết Feedback hay
Để có thể nắm được cách viết feedback hay, chuyên nghiệp và đạt hiệu quả như mong đợi, bạn cần nắm rõ 4 điều cần lưu ý sau:
Xác định rõ đối tượng khách hàng hoặc người nhận
Điều đầu tiên mà bạn cần quan tâm để có được một Feedback chuyên nghiệp nhất chính là xác định rõ đối tượng nhận. Thông qua đó, bạn sẽ có thể xác định được cách sử dụng lời văn, ngôn tư cũng như nội dung sao cho phù hợp.
Tạo điểm nhấn cho Feedback
Bên cạnh sự chân thật và đồng cảm, Feedback của bạn cũng cần dễ nhớ, có những điểm nhấn để giúp nó tạo được sự chú ý. Ví dụ: Khen ngợi những điểm mạnh, những điều mà đối phương là tốt trước khi đưa ra các vấn đề cần cải thiện.
Đảm bảo đầy đủ cấu trúc 3 phần
Một Feedback đầy đủ và chuyên nghiệp cần đảm bảo đầy đủ cấu trúc 3 phần bao gồm: Nhận xét tích cực, những điểm cần cải thiện và cuối cùng là giải pháp đề xuất. Trên thực tế, việc tiếp nhận lời khen, phản hồi tích cực sẽ giúp người nhận cảm thấy thoải mái và dễ dàng hơn trong việc tiếp nhận những phần được góp ý cải thiện.
Kiểm tra chính tả, ngữ pháp
Để có thể đảm bảo xây dựng cho mình một hình tượng chuyên nghiệp và giúp lời phản hồi có tính thuyết phục hơn, hãy cẩn thận kiểm tra chi tiết lỗi chính tả cũng như cú pháp.
Feedback là gì?
“Feedback là sự phản hồi đối với hoạt động của cá nhân, tổ chức sau khi nhận được sản phẩm/dịch vụ, kết quả công việc với mục đích giúp họ điều chỉnh để trở nên hiệu quả hơn.
cameronconaway.com
Vai trò của Feedback đối với công việc và đời sống
Bên cạnh việc cải thiện hiệu suất công việc, giúp tăng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, Feedback còn giúp tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa đồng nghiệp, đối tác và khách hàng. Thông qua việc đánh giá bằng phản hồi, người nhận có thể xác định điểm yếu, thế mạnh từ đó cải thiện cách làm việc.
Đặc biệt, một feedback tích cực còn giúp người nhận cảm thấy đang được khuyến khích và có động lực để tiếp tục phát triển. Ngoài ra, những lời phản hồi mang tính xây dựng cũng giúp tạo môi trường làm việc thoải mái hơn. Chính vì vậy, Feedback luôn được đánh giá là một phần không thể thiếu trong công việc và đời sống.
Tổng Kết
Vừa rồi, Bá đã tổng hợp cho bạn 6 cách viết Feedback hay và đơn giản nhất cũng như một số ví dụ và các yếu tố quan trọng để giúp bạn có thể tạo cho một phản hồi mang tính chuyên nghiệp.
Mặc dù vẫn chưa được quan tâm đúng mức những việc nắm được cách viết Feedback hay sẽ cực kỳ quan trọng cho sự phát triển trong tương lai của bạn. Bởi nó không chỉ giúp cải thiện được hiệu suất công việc mà còn hỗ trợ bạn xây dựng một mối quan hệ bền vững hơn với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng của mình.
>>>Tìm hiểu thêm: Cách đăng bài đầu tiên khi bán hàng online trong 6 bước dễ hiểu
