4 Ví dụ về kỹ năng giao tiếp: lắng nghe cấp trên, đồng nghiệp

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng rất quan trọng trong môi trường công sở, tuy nhiên để giao tiếp được thành công cũng không phải chuyện sinh ra là đã có mà cần thời gian trau dồi, trong bài viết này, Nguyễn Trung Bá chia sẻ 4 ví dụ về kỹ năng giao tiếp giúp Anh/Chị có những cách giao tiếp tốt hơn, từ đó có thể lắng nghe và trao đổi với cấp trên và đồng nghiệp của mình.

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp không chỉ là khả năng giúp bạn truyền đạt thông tin và nhận thông tin từ các nguồn khác nhau mà còn bao gồm việc làm điều này một cách rõ ràng, hiệu quả và linh hoạt hơn.

indeed.com

Việc trao đổi kỹ năng giao tiếp một cách xuất sắc luôn là mục tiêu hàng đầu mà bạn cần hướng đến để có thể đảm bảo sự thành công trong công việc và cuộc sống của mình. Bạn có thể học hỏi từ những người giỏi giao tiếp xung quanh bạn và tích cực thực hành cách để cải thiện khả năng giao tiếp của mình theo thời gian. Điều này chắc chắn sẽ giúp bạn đạt được nhiều mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp khác nhau.

Kỹ năng giao tiếp không chỉ bao gồm việc nghe và nói, mà còn liên quan đến việc quan sát và đồng cảm. Đặc biệt, việc hiểu biết về sự khác biệt trong cách giao tiếp qua gặp trực tiếp, trò chuyện điện thoại và tương tác qua email và mạng xã hội cũng rất quan trọng và hữu ích.

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp trong nơi làm việc

Bất kể bạn đang làm công việc gì hay ở chức vụ nào có trách nhiệm là gì thì kỹ năng giao tiếp luôn đóng vai trò quan trọng. Theo nghiên cứu thuộc Hiệp hội các trường đại học và đơn vị tuyển dụng quốc gia Anh (NACE) năm 2016, kỹ năng giao tiếp bằng lời nói được xếp hạng ở vị trí số 1 trong danh sách các kỹ năng và phẩm chất cần phải có của ứng viên xin việc. Sự xuất sắc trong giao tiếp không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn tác động đến tinh thần làm việc và hiệu quả của bạn.

Một điều quan trọng về kỹ năng giao tiếp là việc chúng sẽ được đánh giá trong quá trình phỏng vấn. Điều này liên quan đến khả năng nói rõ ràng và chính xác trước một nhóm người lạ, đồng thời phản ánh vốn từ vựng phong phú, giữ gìn liên lạc bằng ánh mắt, truyền đạt thông tin liên quan và thể hiện cá nhân tính của bạn. Nếu bạn có thể vượt qua thử thách đó sẽ được đánh giá đang sở hữu kỹ năng giao tiếp xuất sắc!

>>Tham khảo thêm: Ví dụ về chi phí cơ hội | Ý nghĩa của nó đối với doanh nghiệp

5 Loại kỹ năng giao tiếp phổ biến hiện nay

Hiện nay, có 5 loại kỹ năng giao tiếp phổ biến mà việc nắm rõ nó sẽ giúp bạn đạt được những thành tựu nhất định trong công việc cũng như cuộc sống của mình.

Giao tiếp bằng văn bản

Giao tiếp bằng văn bản vẫn giữ được sức mạnh của mình sau hàng thế kỷ được sử dụng và ngày càng mở rộng không chỉ còn áp dụng trong lĩnh vực của nhà báo và nhà văn.

Ví dụ: Các trang bán hàng có những bài viết kém có thể gây tổn thất nghiêm trọng cho danh tiếng thương hiệu. Để đảm bảo viết tốt, hãy nâng cao kỹ năng viết của bạn nếu bạn cảm thấy chúng chưa đạt đến mức trung bình.

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm 93% trong quá trình giao tiếp với người khác nên nó đóng vai trò rất quan trọng.

Quá trình này bao gồm việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ, ánh mắt và giọng điệu. Kỹ năng này còn liên quan đến việc đứng với tư thế thoải mái, cánh tay mở rộng và chân thư giãn. Những hành động này khiến bạn trở nên dễ gần, thân thiện hơn và tăng khả năng tương tác với người khác.

Giao tiếp bằng lời nói

Mặc dù giao tiếp bằng lời nói chỉ chiếm 7% trong quá trình giao tiếp nhưng vẫn rất quan trọng. Vì thế, bạn cần đánh giá tình hình để quyết định cách tiếp tục cuộc trò chuyện.

Ví dụ: Khi nói chuyện với trẻ con, hãy sử dụng câu từ ngắn và nói chậm và làm điều tương tự khi giải thích những quy trình làm việc phức tạp cho đồng nghiệp!

Bên cạnh đó, hãy thường xuyên thực hành việc suy nghĩ bao gồm việc lặp lại những gì người khác nói để đảm bảo rằng bạn đã hiểu. Đặc biệt, hãy sử dụng phương pháp này nếu bạn thường xuyên nhận được thông điệp không đúng từ người khác.

Giao tiếp qua điện thoại

Trong khi nói chuyện điện thoại, hãy sử dụng giọng điệu tích cực thể hiện sự nhiệt huyết một cách tự nhiên và giữ cho giọng điệu lịch sự và chu đáo. Kỹ năng này là cực kỳ quan trọng trong mọi công việc yêu cầu trả lời điện thoại, từ nhân viên lễ tân đến người làm việc tại trung tâm cuộc gọi.

Đừng giữ quan niệm sai lầm rằng công nghệ đang làm tổn thương kỹ năng giao tiếp của chúng ta mà hãy sử dụng công nghệ để nâng cao kỹ năng này. Giao tiếp qua tin nhắn, email và mạng xã hội là cách tốt để thúc đẩy công việc hoặc duy trì cuộc trò chuyện, mặc dù không có gì thay thế được cuộc gặp mặt trực tiếp để đi sâu vào vấn đề.

Giao tiếp trực quan

Giao tiếp trực quan liên quan đến việc sử dụng cử chỉ tay một cách sáng tạo khi làm những bài thuyết trình tại nơi làm việc. Kỹ năng này cho phép bạn truyền đạt quan điểm của mình trong các trình bày PowerPoint hoặc tương tự.

Kỹ năng nghe đòi hỏi bạn lắng nghe gấp đôi so với việc nói, duy trì sự tỉnh táo và tập trung và cố gắng không ngắt lời cho đến khi người nói kết thúc. Sự hiểu biết và được hiểu biết là quan trọng. Lắng nghe là cách tốt nhất để hiểu được người khác và giúp họ hiểu bạn.

10 Kỹ năng giao tiếp giúp bạn nhận được đánh giá cao từ nhà tuyển dụng

Dưới đây là những kỹ năng giao tiếp hàng đầu mà nhà tuyển dụng mong muốn thấy trong sơ yếu lý lịch, thư xin việc, cuộc phỏng vấn và cả trong mục tiêu phát triển nghề nghiệp của bạn.

Lắng nghe tích cực

Kỹ năng này bao gồm việc tập trung vào người đang nói, đặt câu hỏi và diễn đạt lại thông điệp để xác nhận sự hiểu biết. Lắng nghe tích cực xây dựng sự tôn trọng và tăng cường sự hiểu biết tại nơi làm việc.

Dùng phương pháp giao tiếp hợp lý

Sự chọn lựa giữa email, cuộc gọi điện thoại, gặp gỡ trực tiếp và tin nhắn cần phản ánh đối tượng và thông điệp cần chia sẻ để giao tiếp hiệu quả.

Sự thân thiện

Trung thực và tử tế giúp xây dựng lòng tin và quan hệ hiệu quả với đồng nghiệp và quản lý. Bên cạnh đó, việc giao tiếp tích cực và chia sẻ những lời khen cũng sẽ giúp tăng cường mối quan hệ.

Sự tự tin

Giao tiếp tự tin qua cách nói chuyện, giao tiếp bằng mắt và chuẩn bị trước ý kiến cũng như câu hỏi có thể tăng cường lòng tin đối với ý kiến và ý tưởng của bạn.

Chia sẻ phản hồi

Phản hồi nên đi kèm với các ví dụ cụ thể và giúp tạo ra giải pháp cho vấn đề. Việc cung cấp và chấp nhận phản hồi xây dựng làm cho bạn và người khác có thể phát triển trong công việc.

Âm lượng và âm sắc

Giao tiếp rõ ràng, điều chỉnh giọng nói và sử dụng giọng điệu đúng cách giúp truyền đạt cảm xúc và ý tưởng một cách hiệu quả và tôn trọng người nghe.

Sự đồng cảm

Hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ ý tưởng và dự án.

Tôn trọng

Tôn trọng bao gồm việc lắng nghe mà không gián đoạn, sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan và trả lời câu hỏi một cách đầy đủ và trực tiếp.

Tín hiệu phi ngôn ngữ

Lưu ý đến ngôn ngữ cơ thể, biểu hiện khuôn mặt và giao tiếp bằng mắt để hiểu thông điệp không nói ra của người khác.

Khả năng phản hồi

Phản hồi nhanh và chính xác khi cần thiết hoặc thông báo rõ ràng về việc bạn sẽ trả lời sau khi xem xét vấn đề.

Ví dụ về kỹ năng giao tiếp giúp bạn thành công trong công việc

Cũng giống như một ví dụ xưa về việc vẽ bánh giầy trên giấy sẽ không thể làm bạn vơi đi cái đói, việc tìm hiểu về các kỹ năng giao tiếp mà không tham khảo các ví dụ thực tế cho các lĩnh vực khác nhau sẽ khiến bạn không thể hình dung được đâu là những kỹ năng năng cần có để phục vụ tốt cho công việc của mình.

Ví dụ về kỹ năng giao tiếp trong lĩnh vực giáo dục

Kỹ năng giao tiếp trong giáo dục là một quá trình đa chiều bao gồm việc học cách hiểu và thích ứng với các phương pháp truyền thông khác nhau. Đó có thể là hiểu sâu hơn về người khác, đồng cảm với họ và khả năng tóm tắt thông tin một cách hiệu quả để truyền đạt ý kiến và giải pháp.

Bên cạnh đó, sự quan tâm và chăm sóc đồng thời giúp xây dựng và duy trì các mối quan hệ, trong khi sự thân thiện và lịch sự giúp tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực.

Ví dụ về kỹ năng giao tiếp trong lĩnh vực kế toán

Khi làm việc trong lĩnh vực kế toán, kỹ năng giao tiếp không chỉ bao gồm quá trình làm việc với con số mà còn yêu cầu khả năng thuyết trình và đàm phán. Đặt câu hỏi thông minh và duy trì một tâm trí cởi mở giúp xử lý các tình huống phức tạp. Trong dịch vụ khách hàng và bán hàng, việc đặt câu hỏi cẩn thận và duy trì tinh thần quyết đoán là kỹ năng cực kỳ quan trọng giúp bạn giải quyết mọi vấn đề.

Ví dụ về kỹ năng giao tiếp trong công tác quản lý

Ở mức quản lý, việc lắng nghe tích cực và chú ý đến giao tiếp phi ngôn ngữ của người khác càng trở nên quan trọng. Thách thức các giả định một cách lịch sự và tập trung vào việc xây dựng mạng lưới quan hệ là chìa khóa để xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hòa bình.

Ví dụ về kỹ năng giao tiếp trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe

Có thể nói rằng việc phát triển các kỹ năng giao tiếp không chỉ là việc học cách truyền đạt thông tin, mà còn là quá trình học cách hiểu người khác, đồng cảm và thiết lập mối quan hệ tích cực.

Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, kỹ năng giao tiếp không chỉ giới hạn ở việc truyền đạt thông tin một cách rõ ràng mà còn yêu cầu sự tự tin, tư duy cởi mở và giọng điệu bình tĩnh để tạo cảm giác an toàn cho bệnh nhân. Sự uy tín được xây dựng thông qua việc duy trì giao tiếp bằng mắt, thể hiện sự quyết đoán và tập trung vào nhiệm vụ.

>>Tìm hiểu thêm: 11 Ví dụ về rủi ro trong doanh nghiệp Marketers phải biết

Có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng những phương pháp nào?

Kỹ năng giao tiếp không chỉ là một khả năng tự nhiên mà còn là điều có thể học hỏi và phát triển thông qua kinh nghiệm và thực hành. Để bắt đầu việc cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn, hãy tuân thủ các bước sau:

Xác định điểm mạnh của bạn

Nhận biết những khía cạnh trong giao tiếp mà bạn đã thành công. Từ đó, tiếp tục trau dồi và ngày càng phát triển nó hơn nữa.

Quan sát những người giao tiếp tốt xung quanh bạn

Lắng nghe và quan sát cách mà những người xung quanh bạn giao tiếp. Họ truyền đạt thông điệp của mình như thế nào cũng như sử dụng ngôn từ và cử chỉ ra sao để làm cho thông điệp trở nên hiệu quả.

Hỏi ý kiến phản hồi xây dựng

Tìm kiếm ý kiến ​​phản hồi từ bạn bè, người thân hoặc đồng nghiệp đáng tin cậy. Họ có thể cung cấp cái nhìn từ bên ngoài và gợi ý về những điểm cần cải thiện.

Luyện tập cải thiện thói quen giao tiếp

Học cách hình thành các thói quen mới trong giao tiếp bao gồm việc phản ứng nhanh hơn, sử dụng cử chỉ và biểu đạt bằng mắt một cách tự tin, đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi tích cực trong các cuộc trò chuyện hàng ngày.

Tham dự các hội thảo hoặc lớp học

Tham gia vào các hội thảo, khóa học trực tuyến hoặc ngoại tuyến về kỹ năng giao tiếp. Những khóa học này cung cấp hướng dẫn cụ thể, cơ hội thực hành qua việc đóng vai và các bài tập viết cũng như thảo luận mở để rèn kỹ năng giao tiếp của bạn.

Tìm kiếm cơ hội giao tiếp

Hãy tìm kiếm những cơ hội để giao tiếp cả trong và ngoài công việc. Điều này bao gồm việc tham gia vào các nhóm thảo luận, các câu lạc bộ hoặc các hoạt động xã hội, giúp bạn duy trì những kỹ năng giao tiếp đã học được và cũng hỗ trợ bạn thử nghiệm những kỹ năng mới.

Tổng kết

Kỹ năng giao tiếp được đánh giá là một trong những kỹ năng quan trọng và phổ biến nhất tại môi trường làm việc. Chúng không chỉ quan trọng với các nhà lãnh đạo mà còn đối với mọi cá nhân tham gia vào quá trình làm việc và góp phần vào môi trường làm việc của họ. Hy vọng rằng, qua chia sẻ các ví dụ về kỹ năng giao tiếp, bạn đã có được những kiến thức phù hợp nhất với lĩnh vực của mình, từ đó có thể đạt được những thành công đang mong đợi nhé!

Có thể bạn chưa biết? Có 5 quan điểm quản trị Marketing được xem xét là những bài học quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều cần nắm vững. Đây được coi là chiến lược hàng đầu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tăng cường doanh số bán hàng, tối đa hóa lợi nhuận và vượt qua đối thủ cạnh tranh. Cùng tìm hiểu rõ hơn về các khái niệm này thông qua bài viết: Ví dụ về 5 quan điểm quản trị marketing mà bạn chắc chắn phải biết nhé!